秦皇岛市水务局机关公文处理办法

第一章  总    则

第一条  为使水务局的公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高工作效率和公文质量，根据《国家行政机关公文处理办法》、《河北省国家行政机关公文处理实施细则》和市政府公文处理的有关规定，结合市水务局工作实际，制定本办法。

第二条  本办法所称公文，是水务部门在行政管理中所形成的具有法定效力和规范体式的文书。局机关、局属单位和各县（区）水行政主管部门报送市水务局的公文，适用本办法。

第三条  公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相关联、衔接有序的工作。 公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，确保国家秘密的安全。

第四条  各单位（部门）负责人应当高度重视公文处理工作，认真遵守本办法，并加强对本单位公文处理工作的领导和检查。

第五条  局办公室是公文处理的管理机构，主管本机关的公文处理工作并指导本系统的公文处理工作。各单位(部门)应当指定专人负责公文管理工作。

第二章  公文种类

第六条  公文种类主要有：

(一)决定

适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

(二)通知

适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。

(三)函

适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

(四)批复

适用于答复下级机关的请示事项。

(五)报告

适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。

(六)请示

适用于向上级机关请求指示、批准。

(七)通报

适用于表彰先进，批评错误，传达重要情况。

(八)公告

适用于宣布重要事项或者法定事项。

(九)通告

适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。(十)意见

适用于对重要问题提出见解和处理办法。

(十一)会议纪要

适用于记载和传达会议情况和议定事项。

第三章  公文格式

第七条  公文格式一般由眉首、主体和版记三部分组成。

（一）公文眉首包括发文机关标识、发文字号、秘密等级和保密期限、紧急程度、上行文的签发人和会签人。

1．发文机关标识应当使用发文机关全称或者规范化简称；联合行文主办机关排列在前。

2．发文字号包括机关代字、年份和序号。年份应当用全称。联合行文，只标明主办机关发文字号。

3．涉及国家秘密的公文，视机密程度，在公文首页右上角标明“秘密”、“机密、“绝密”及保密期限。“绝密”、“机密”级公文应标明份数序号，份数序号标在眉首左上角。

4．紧急公文应当根据紧急程度分别在公文首页右上角标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。同时是秘密公文的，上标紧急程度，下标机密程度。

5．上报的公文，应当在首页注明签发人、会签人姓名。签发人、会签人姓名标注在发文字号同行右侧适当位置。“请示”类公文应当在附注处(在成文日期和印章之下、主题词之上)注明联系人的姓名和电话。

（二）主体部分包括标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、机关印章、附注、附件。

1．公文标题一般由发文机关名称、内容和公文种类三部分组成。

标题应当准确简要地概括公文的主要内容，一般应标明发文机关，并准确标明公文种类。要根据字数多少合理分行排列。

除发布或转发行政法规、规章性公文加书名号外，标题中一般不用标点符号。

2．主送机关是指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。除通告、公告、会议纪要外，公文必须标明主送机关。主送机关一般应当位于标题之下，在正文上方顶格书写。决定类公文，主送机关可置于尾栏部分抄送机关之上。

3．公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。附件标题置于正文之后、成文时间之前。

4．公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，应当加盖印章。

联合上报的公文，由主办机关加盖印章。联合下发的公文，联合发文机关都应当加盖印章，主办部门排列在前，协办部门排列在后。

5．公文如有附注，应列成文时间之下左侧，用圆括号括起来。

6．成文日期，以负责人签发日期为准，联合行文以最后签发机关负责人签发日期为准。电报以发出日期为准。

（三）版记包括主题词、抄送机关、印制版记。

1．公文应当标注主题词。主题词标注在落款之下、抄送栏之上，词目之间有适当间隔。上行文应当按照上级机关的要求标注主题词；下行文从本级行政机关的主题词表中选择。

2．抄送（抄报）机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。抄送（抄报）栏设在公文末页下端、印制版记之上。

3．印制版记包括公文制发（翻印）机关名称、印发（翻印）日期和份数。

（四）文字从左至右横写、横排。

第八条 公文中各组成部分的标识规则，参照《国家行政机关公文格式》国家标准执行。公文用纸一般采用国际标准Ａ4型（210ｍｍ×297ｍｍ），左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。

第四章  行文规则

第九条  行文应当确有必要，注重效用。行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。

第十条  市水务局依据本部门职权，可以与市政府其他部门相互行文和向下级政府的相关业务部门行文；除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文。如果确需向下一级政府正式行文，应当报市政府批准，并在文中注明经市政府领导同意。

第十一条  市水务局与市政府各部门、相应的党组织、各县（区）人民政府和军队机关等可以联合行文；也可以与同级人民团体和具有行政职能的事业单位联合行文。

第十二条  除市政府领导直接交办的事项外，上报公文，不得直接报送市政府领导个人，一律报送市政府。

第十三条  “请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，如需同时送其他机关，应当用抄送形式。不得抄送下级机关。

“报告”不得夹带请示事项。

第十四条  局内各科室不得以科室名义对外正式行文。

市防汛防旱指挥部及其办公室的行文范围，根据其职责范围确定。

第十五条  向同级和下级机关的重要行文，应当抄送省水利厅或市政府。

第五章  发文办理

第十六条  发文办理指以本机关名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。具体程序：拟稿→科室审核→科室会签→办公室主任审核→局长或分管局长签发→编号→打印→校对→缮印→用印封发(归档)。

第十七条  草拟公文应当做到：

(一) 确有行文必要，符合国家的法律、法规及其他有关规定。

(二)文种选择正确。

(三)观点正确，情况符实，条理清晰，表述准确，文字精简。

(四)拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。

(五)引用准确，引用公文先引标题，后引发文字号；引用外文及缩写应当注明中文含义；引用日期须具体写明年、月、日，年份用四位阿拉伯数字表示。

(六)结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“(一)”，第三层为“1、”，第四层为“(1)”。

(七)原则上使用国家法定计量单位。

(八)使用规范化简称，非规范化简称须在第一次使用时注明。

(九)除成文日期、部分结构序数和在词组、惯用语作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

(十)起草公文的依据文件、重要参考资料及说明材料应附在文稿之后。

（十一）主题词引用正确。

第十八条  市水务局主办的公文，如涉及其他部门职权范围内的事项，应主动与有关部门协商，取得一致意见后行文；如有分歧，经充分协商(包括局主要负责人出面协调)仍不能取得一致，应列明各方理据并提出建设性意见，报市政府协调或裁定。

第十九条  局内各科室在办文中要加强协调，凡业务涉及其他科室的，主办科室应主动与有关科室协商，协办科室应积极配合，如取得一致意见，可进行下步发文程序；如经有关科室主要负责人协商仍不能取得一致，应由主办科室列明各方理据并提出建设性意见，报局长协调或裁定。协调或裁定前，不得各自向下发文。

第二十条  凡以市水务局名义制发的公文送局领导签发之前，必须经办公室审核。审核的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本实施细则的规定等。

第二十一条  以市水务局名义制发的公文，一般的业务性文件，相关业务科室起草完成后，报主管领导审核内容签发。上行文和涉及资金、人事等全局性及重大问题的公文，经分管领导审核后，由局长签发。特殊情况下，经请示相关领导后可先行发文。

第二十二条  公文正式印制前，办公室文印部门应当进行复核。重点是审批、签发、校对手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审。

第二十三条  需以市水务局名义制发的公文，由制文科室将文稿(附电子版)送办公室文印部门统一印制。

办公室文印部门应按照公文缓急程度安排印制，一般情况下，特急件随到随办、急件1个工作日内、一般文件2个工作日内发出。凡有时限要求的公文应按要求时限确保印出。

第二十四条  局印章由办公室设专人保管并按规定使用。联合发文会印如需套用印模，由制文科室到办公室办理借还手续，并负责印模在使用期间的安全。

第二十五条  局机关对外发送公文，由拟稿科室自行发送。办公室留存2份备查。发送公文、资料时，收文机关有份数要求的，应当按照要求办理。

第六章  收文办理

第二十六条  收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、审核、登记、拟办、批办、承办、催办等程序。

第二十七条 收到下级机关上报的需要办理的公文，办公室应当进行审核。审核的重点是：是否应由本机关办理，是否符合行文规则；内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定；文种使用、公文格式是否规范。

第二十八条 经审核，对符合规定的公文，办公室应当及时提出拟办意见送相关局领导批示或者交有关部门办理，需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。紧急公文，应当明确办理时限。对不符合规定的公文，经办公室主任批准后，可以退回呈报单位并说明理由。

第二十九条 承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。对不属于本单位职权范围或者不宜由本单位办理的，应当及时退回办公室并说明理由。

第三十条 收到上级机关下发或交办的公文，由办公室提出拟办意见、送相关局领导批示后办理。

第三十一条 公文办理中遇有涉及其他部门职权的事项，主办部门应当主动与有关部门协商。

第三十二条 审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示已阅知。

第三十三条 送负责人批示或者交有关部门办理的公文，办公室负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。

第三十四条 传阅公文，应当履行登记手续，随时掌握公文去向，避免漏传、误传和延误。文件传阅的传递要科学地进行组织，达到及时、准确、安全、保密的目的。

（一）公文传阅的时限要求为：急件为当日内，普通件为5个工作日内。

（二）文件传阅办法。传阅件一般先送局长传阅，再送到班子成员传阅。为加快文件运转速度，局长因公务不能先阅看文件时，文件可以先送给班子成员阅看。如涉及科室业务的，拟办时可复印给相关科室先行开展工作。

（三）对上级下发的指令性公文、政策性文件，特别是要结果的公文，以及需要批复的公文，应以最快的速度送主管领导阅知并办理。特殊情况下可边签边办，提高办文效率，保证按要求及时办结。领导因事外出或出差时，可电话请示领导后交相关科室直接处理。

第三十五条 传递秘密公文，按有关保密规定办理。

第七章  公文立卷、归档

第三十六条  公文办理完毕，应当及时将公文定稿、正本和有关资料整理(立卷)，确定保管期限，按照有关规定向档案部门移交。电报随同文件一起立卷。个人不得保存应当归档的公文。

第三十七条  归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理(立卷)，要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映本单位的主要工作情况，便于保管和利用。传真件应复印后存档。公文的整理(立卷)、归档，由各科室指定专人负责。

第三十八条  联合办理的公文，原件由主办单位立卷、归档，其他单位保存复印件或其他形式的公文副本。

第三十九条  拟制、修改和签批公文，应当使用钢笔或签字笔，不得使用铅笔和圆珠笔或使用红色、蓝色墨水书写，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。不得在文稿装订线以外书写。

第八章  公文管理

第四十条  公文由办公室文秘部门和各科室兼职人员统一收发、审核、用印、传递和销毁。

第四十一条  上级机关的公文，除绝密级和注明不准翻印的以外，经局负责人或办公室主任批准，可以翻印。翻印时，应当注明翻印的单位、日期、份数和印发范围。

第四十二条  公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印机关证明章，视同正式文件妥善保管。

第四十三条  公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。

第四十四条  传递秘密公文，必须采取保密措施，确保安全。利用计算机、传真机传输秘密级、机密级公文，必须采用合规定的加密装置，严禁利用计算机、传真机传输绝密级公文。

第四十五条  不具备归档和存查价值的公文，各科室经过鉴别并由负责人批准，可以销毁。销毁绝密级公文(含密电)，应当进行登记。销毁秘密公文的组织和监销工作由办公室负责。在市保密局确定的定点单位由二人以上监销或约请上门回收。保证不泄密，不丢失，不漏销。禁止将公文和内部资料出售。

第四十六条  局内设机构合并时，所有公文应当相应合并管理；内设机构撤消时，需要归档的公文，整理(立卷)后按有关规定移交档案部门。

工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第九章  附    则

本办法自下发之日起施行，以前印发的与此相关的文件规定同时废止。